ARCHIVO

QUE ES UN ARCHIVO

Es una coleccion de informacion de datos relacionados entre si locolisada o almasenada

CLASES DE ARCHIVO

Archivo activo

Contiene la documentación actual usadafrecuentemente, que debe ser accesible a la personasentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, enun área delimitada por la ley de economía delos movimientos.

- Archivo semiactivo

Contiene la documentación no activa utilizadaocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.
La documentación archivada concierne a acciones Yestudios terminados, pero todavía en uso paraconsulta y puede ser considerada como rutinaria (la que, enespera de ser pasada al archivo inactivo, sirveexclusivamente para obtener información de ordencronológico o técnico que necesita estardisponible en el mínimo tiempo) o de referencia quedebe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debidoal interés que representa para el trabajo cotidiano.

-Archivo inactivo
Contiene una documentación que se refiere a accines pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que noofrece a la empresa sino un interés jurídicoo histórico.

Esta documentación está guardada en localesfrecuentemente alejados del puesto de trabajo,especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de sudestrucción, se conserva, por una parte, de acuerdocon los textos legales en vigor y, por otra, segúnlas leyes interiores de la empresa para aquellos documentosque escapan al control del Estado.

- Clases de archivo
Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo

- Archivo centralizado

Archivo localizado en un único departamento.
Economía en espacio, equipamiento Y personal.Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad definida y localizada, permitiendo uncontrol en su utilización.
La centralización se puede realizar sólocon documentos definitivos.
- Archivo descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo.
Permite mantener la confidencialidad de los documentos(puede ser conveniente que otro departamento no tengaacceso a ellos).
Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
Todo el personal del departamento tiene acceso alarchivo, aunque deba existir una persona conresponsabilidad directa sobre el mismo.
- Archivo mixto

Descentralizados o departamentales los archivos activosy semiactivos.

Centralizado el archivo inactivo y/o histórico.

ARCHIVO ALFABETICO

Un archivo cuyo documento estan organizados alfabeticamente es desir deacuerdo al alfabeto  partiendo de la a y terminando en la z  ejem

Acevedo castellanos gloria paola

Castiblanco diego alejandro

Rios triana yesika

Soto Rogriguez angela

Zapata sonia milena

ARCHIVO NUMERICO

Los espedientes se organizan por numeros porgresibos segun el espediente se asicna a cada persona sea fisica o moral conforme se balla adriendo por ejemplo nombre y ficha numero progresibo y alfabetico el sistema mas utilisado por instituciones  es el numerico progresivo y alfebetico llamado tanbien alfa-numerico

ARCHIVO CRONOLOGICO

Los espedientes se forman agrupando los documentos jenerados por fechas indica año mes y dia

ARCHIVO GEOGRAFICO

Ewspediente integrado con documentos clasificados segun la ciudad estado o pais y direccion

ARCHIVO GEOGRAFICO O POR DIRECCIONES

Este es muy empleado por distribuidoras de productos publicos  ofisinas de correo

las carpetas estan rotuladas por la direccion siguiendo un orden de numeros y alfabetico son por sonas y se separan de norte a sur de oriente a occidente ejem

A autopista

autipista norte 187-46

autopista sur 3-84

avenida

avenida caracas  65-37

avenida jimenes  7-60

avenida jimenes 15-26

Ccelle

calle 4-50-32

calle 4 bis 75-60